Performance Management

Il Performance Management è un metodo di gestione delle risorse interne, che permette di guidarle verso i risultati di business con grande efficacia e controllo. Per raggiungere un obiettivo così prestigioso però la strada è lunga e complessa. 

Il ragionamento si deve basare su due direttrici: la prima è quella più prettamente tecnica, cioè la progettazione e taratura del sistema di PerfMan sulla specifica realtà aziendale; la seconda è quella si cura di tutti gli aspetti più soft: la sensibilizzazione del contesto, la comunicazione delle regole di sistema, l’organizzazione degli step di processo e di quelli implementativi e il coinvolgimento motivazionale delle risorse. 

Entrambi gli aspetti sono da analizzare e tenere bene monitorati, perché tutto si svolga correttamente, senza anomalie funzionali e soprattutto con un impatto positivo e migliorativo sulle performance e sulle modalità di lavoro delle persone. 

Sicuramente un dato risulta chiaro e palese e cioè che la chiarezza di intenti, la sinergia degli sforzi e la coerenza con i fini aziendali siano leve strategiche e potentissime per raggiungere risultati eccellenti. 

Detto questo, proviamo a ipotizzare un sintetico percorso di progettazione di un MBO (Management by Objective), verificando gli aspetti più significativi di questo strumento gestionale di incentivazione.  

Che cosa dobbiamo decidere?

Gli elementi da definire in maniera coerente ed esatta, sono: 

  • Risorse da coinvolgere
  • Tipologia di Obiettivi
  • Peso degli Obiettivi
  • Criteri di misurazione (KPI)
  • Step di processo
  • Responsabilità 
  • Economics e dinamiche di incentivazione
  • Tool
  • Modalità di comunicazione e coinvolgimento

La taratura del Sistema implica sicuramente un focus preciso sulla popolazione da coinvolgere: posso rivolgermi ad una solo una categoria professionale (es. commerciali) oppure alle figure più apicali (dirigenti e responsabili) o anche alle risorse middle-junior ma a più alto potenziale; così come potrei allargare il coinvolgimento anche agli addetti ai reparti funzionali (assistenza, amministrazione, hr…) che in certi momenti specifici ho necessità di monitorare o stimolare maggiormente targettizzandoli. E i casi potrebbero essere molti altri. 

Qualsiasi ragionamento ha una sua legittimità, l’importante è che la decisione provenga da un’analisi attenta e lucida degli obiettivi che si vogliono ottenere, con modalità e tempi prestabiliti.  

Il secondo punto della nostra lista è ben più complesso ed è la base su cui poggia il sistema: gli obiettivi vanno declinati in maniera più generale nella loro tipologia (aziendali, di team/reparto, individuali) e poi ben ponderati sul singolo. Ad ogni obiettivo verrà attribuito un target (valore di riferimento, che dovrebbe essere il più possibile oggettivo), un peso (percentuale/importanza di impatto sul totale) e necessariamente dei criteri di misurazione che rendano il perseguimento e il raggiungimento un percorso chiaro e definito. La poca chiarezza nella definizione di quest’ultimo step può compromettere tutto il sistema e soprattutto la motivazione e la fiducia delle risorse nel suo funzionamento. 

Il processo è composto di alcuni sotto step ben precisi: 

 

  1. si parte dalla assegnazione degli obiettivi per ogni risorsa coinvolta  
  2. quindi si passa al monitoraggio e alla manutenzione del processo
  3. fino alla misurazione dei risultati della performance.

 

Per ogni passaggio ci sono delle indicazioni e delle regole a cui fare riferimento. 

In linea generale, la prima attività da compiere è sempre quella di definire esattamente gli obiettivi per ogni risorsa. Sarà importante scegliere il focus principale del ruolo e definirlo in maniera chiara e ben determinata. 

Inoltre, per entrare un po’ più nel merito, per mantenere le persone sempre motivate dovremo individuare il giusto equilibrio tra traguardi raggiungibili e sfidanti, quindi tra la sensazione e la convinzione di essere all'altezza del ruolo e la consapevolezza di essere davanti a una sfida importante per eccellere. Sarà un equilibrio abbastanza complesso da stabilire perché, se gli obiettivi sono troppo sfidanti, la risorsa si può demotivare, ma la facilità di raggiungimento può ridurre gli stimoli e l’eu-stress che spesso occorre per esprimere al meglio le proprie potenzialità, e quindi per aumentare i livelli di performance.

Il secondo passaggio è quello di verificare e monitorare lo sviluppo delle azioni programmate per il perseguimento dei target prestabiliti e porta spesso a misure correttive e di fine tuning. Si fisseranno degli obiettivi intermedi e delle ulteriori attività da implementare fino al traguardo di fine anno.  

Perché abbia maggiore efficacia, il sistema potrà essere monitorato attraverso semplici tool che riporteranno le fasi del processo, le azioni attuate, i feedback dati e ricevuti, le modifiche apportate e le azioni comunicative e relazionali di interazione tra responsabile e collaboratore. Questo passaggio verrà svolto in maniera davvero proficua se i contenuti e le modalità con cui il responsabile svolgerà tali negoziazioni relazionali con la propria risorsa saranno programmati.

Ovviamente tutto il processo avrà maggiore efficienza ed efficacia se sarà strutturato e supportato in tutte le sue fasi da strumenti informatici adeguati.

Da non sottovalutare le responsabilità da attribuire nei diversi step e ovviamente i valori economici con cui finanziare il proprio sistema incentivante aziendale. In questo senso non vorrei dare indicazioni generali, ma ogni realtà dovrà valutare in riferimento al budget e alla situazione finanziaria e organizzativa contingente. 

La fase di sensibilizzazione, comunicazione e motivazione è quella più legata allo specifico contesto e al mood interno e dovrà necessariamente svolgersi seguendo ritmi, modalità e tempi coerenti e sintonici.  

Il consiglio che mi sentirei di dare, in conclusione, è quello di rivolgersi ad esperti del settore prima di impostare e implementare un MBO, perché più la progettazione segue una logica rigorosa e attenta ad ogni dettaglio e più i risultati sulla performance e sull’engagement delle risorse migliorerà.